信息化时代用这个工具管理ISO，让流程管理体系更高效！

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哈喽Jenet · Answer

通过建立系统化、标准化的管理流程，来提升运营效率并保证持续的竞争力，这已经是企业在日益市场化、国际化、专业化的激烈竞争中的唯一生存之道。然而，在企业制度化的管理体系建设过程中，往往参照诸如ISO9000、ISO20000、ISO27001等多个国际标准，面临着需要同时建设并维护多套管理体系的情况，如何能够将这些管理体系进行整合，使之成面向企业统一的一套整合管理体系成为体系建设过程中亟待解决的问题。1为什么要进行管理体系整合近年来，随着ISO管理体系标准宣贯工作的深入开展，越来越多的企业逐渐意识到管理体系的重要性，随之也陆续建立和运行ISO14000环境管理体系，以及OHSAS18000职业安全健康管理体系等等，这些标准管理体系的实施，在很大程度上，帮助企业建立了一套结构化，科学化的系统管方法，在企业日常经营管理的各项活动中，起到了非常积极的作用。然而，随着管理体系推行的逐步深入，以及越来越多的政府监管（比如企业标准化建设）或者客户特定的业务要求，比如企业供应链上游客户的一些特定要求，很多企业实施的管理体系越来越多，内部负责推进各管理体系的团队也越来越大，慢慢就出现了一个不得不重视的问题： 资源的浪费以及效率的低下。随着国际先进管理标准的引入，很多企业都在运行多套管理体系，这些体系相互独立，在一定程度上造成了企业管理体系的交叉与混乱。面临的问题主要表现在以下几个方面：· 各体系维护团队相互独立，众多体系活动缺乏统一协调；· 维护多套体系iso三体系认证，各项iso三体系认证制度交叉重叠，版本混乱；· 各项管理要求不一致，管理制度执行过程无法达到统一；· 体系维护（如内审、管理评审等）工作冗余重复，执行效率低下；· 无法高效、统一地应对外部监督审核与监管机构的审计活动。因其种种，推进“整合管理体系”的呼声越来越高，尤其是最近几年， 在一些已经实施了几个不同管理体系的企业里，几乎都开始了管理体系的整合工作。2整合管理体系过程中的问题但尽管如此，我们仍然注意到，还有为数众多的企业，在实施整合管理体系的过程中，还是出现了很多的问题，尤其是一些中小企业，与一些大公司相比，因其企业规模相对较小，资源配置也不是完全充分，在体系实施过程中的痛点尤为突出。具体表现为：1.  整合含金量不明显，原来是3个管理体系，实施整合后并没有降低工作量或精简了管理流程。相反，因为要推进体系整合，有些部门感觉工作量加大了。这就没有起到整合体系，提高效率的目的。2.  体系iso三体系认证整合了，但实施起来更不能落地了。为了整合而整合，体系iso三体系认证成了抽屉里的一沓纸，只有在审核的时候才“重见天日”。3.  整合后体系管理“两张皮”现象严重，体系iso三体系认证描述的是一回事，实际运行情况是另一回事。这在一些同时推进标准化建设的企业里尤其突出。一套体系iso三体系认证用于应付检查，一套管理程序用于指导日常工作。试想，这到底是“减负”还是“增负”？4.  错把三个管理体系的同时审核/认证，就认为是已经实施了“整合”的管理体系。事实上这其实只是“整合”了体系的认证机构，某种程度上可能只是为企业节约了一些认证成本而已。事实上，整合管理体系的实施是公认的优化企业内部资源，建立良好运行机制，通过PDCA循环来持续改善企业管理水平的最佳工具之一。 国际上很多著名的企业，如杜邦，壳牌，国内的中石油，中石化等都在探索建立企业自己的整合管理体系。3如何进行管理体系整合那么要如何才能建立一个有效的整合管理体系呢？下面我通过以下几个方面进行一个简单的说明。1、管理组织架构整合任何管理体系都强调协作性，通过各种角色责任集成而实现良好的体系运作，是进行体系化建设的关键。因此，建立一个统一协调的管理组织架构，是建立整合管理体系的必要条件之一。管理组织架构整合的要点包括：明确管理体系的最高管理责任及权利；建立包含各部门及外部专家的管理委员会；设立符合企业管理需求的各项工作小组，如安全组、规划组等。建立一只独立的、直接向最高管理层汇报的审计组织。定义各层人员角色的责任，明确相应的沟通、协作与报告机制。2、管理体系策划整合众多的管理体系都推荐PDCA模型来进行体系建设，在整个体系维护的过程中，体系策划是体系建设的重点，同时也是一个好的管理体系能够建立的基础。在体系策划过程中，需要考虑整合的要点主要包括：历年的管理问题的总结 ：在进行体系建设前，对以往的各项管理过程中出现的问题、事故、审计发现进行统一的归纳总结是非常必要的，通过统一的归纳能够做到系统全面，避免单一管理问题分析造成的顾此失彼。综合管理统一风险分析： 任何流程管理都是基于风险分析的，通过统一的风险分析，能够保证风险分析的全面性，并能准确定位管理风险的产生原因。法律、法规与监管要求归纳： 任何企业都不同程度地遵守国家法律、法规和满足监管方与客户的要求，这些也是管理体系建设的重要输入之一，因此，在策划阶段统一考虑，不仅能够做到全面，而且能够明显地提高效率。管理目标与体系度量指标建立： 由业务需求分析得到管理目标，并将管理目标逐项分解为各项管理指标，再将管理指标与各项管理流程想结合，形成综合的体系度量指标体系。3、体系维护管理整合体系维护管理主要包括体系iso三体系认证管理、内部审核、管理评审、纠正预防等方面，在体系运行过程这些工作所需要的工作量还是比较大的，如果能够将所有的管理体系的体系维护进行整合，不但能够提高效率，而且能够使体系维护各项工作更具条理性。体系维护管理方面的整合要点包括：体系iso三体系认证： 包括体系iso三体系认证的统一标号、格式统一，统一iso三体系认证修改发布流程，统一整理外来iso三体系认证等。内部审核 ：综合考虑管理体系的内部审核，统一排定年度内部审核计划，分批次进行实施，全面覆盖所有的管理制度审核要点。管理评审 ：统一筹划管理评审会议，从整体的管理目标的完成、管理体系度量结果，各项管理流程制度的运营情况进行综合分析，对管理体系进行综合评价。4、各项流程制度整合前面三个方面的体系整合，操作起来较为简单，也能够比较快的见到含金量。相对而言，在各项具体流程中进行整合情况较为复杂，也比较困难，需要长期的积累经验，并且需要管理成熟度达到一定水平之后才能见到含金量。而流程，是企业流程体系与其他各种管理体系的共同基础。企业的实际运行，是依托流程进行的，其他各种管理体系，作为企业流程体系的组成部分，也都是以流程为基础，只是涉及的流程范围不同。例如，质量管理体系所涵盖的流程范围，通常不涉及认证老师管理流程，而内控体系却是以认证老师管理流程为核心；另一方面，不同的管理体系对所涉及的同一流程的要求也会有不同侧重。例如，几乎所有的各种管理体系，对生产服务流程都有要求，具体要求却并不相同。因此， 一体化整合多重管理体系的基本思路，应当是识别、分解出企业内部各个管理流程以及流程内部的各个业务活动，以管理流程为基础，以业务活动为基本单元，在各个业务活动中综合体现相关的各种管理体系要求；并以企业流程之间的顺序和相互关系为基本框架，建立一体化管理体系。4让流程管理变得更简单目前多数企业是采用word的方式描述管理体系，但在管理体系运行的过程中，流程经常需要调整甚至改变，同时某一流程的改变也势必会引起相关流程的调整和改变，现在是要靠人的经验和人的理解才知道哪些地方需要修改和调整，人工进行的工作却是无法避免人的过失带来的影响。因此，对较为复杂的管理体系来说，有必要应用流程管理信息技术，构建信息化的体系流程管理平台。比如像艾思欧IMS就是这样一个兼具包容性的一体化体系管理平台，不仅功能齐全，且兼容所有ISO体系及相应的应用场景，满足后续的体系扩展。艾思欧 IMS 管理体系信息化管理平台是 ISO、GB、RB/T 及 CMA、CNAS 等各类体系与中国企业管理实际相结合的产物，将 组织架构、体系iso三体系认证、业务流程、运行记录、多管理体系全面融合一体化， 是最灵活、最经济的解决方案。作为管理体系一体化系统，艾思欧IMS功能齐全，可基于体系应用配置叠加各个场景，包括QA质量管理、EMS能源管理、供应商管理、LIMS实验室管理、CRM客户管理等等。适用范围广，无论是中小企业，还是大集团，艾思欧提供的各项功能均能全面满足各种企业对体系管理的不同需求，帮助企业解决各项体系管理难题。提供体系管理与体系运行互通的解决方案，能高效处理体系管理、运行相关业务，其核心功能之一就是能将管理体系和业务流程进行一体化控制它具有以下特点：统一管控  ： 基于流程中心将企业各个管理体系全面落地。扩展性强  ： 高度灵活、敏捷，具备极强扩展空间。操作简单  ： 通过可视化控件、用拖拉拽的方式即可轻松搭建在线表单，无需配备专业IT，也能快速配置业务流程。关联性强  ： 基于流程中心与业务对象管理，全面打通流程间业务数据交互。总而言之，任何一家企业，都必须切实提高自身管理水平，“向管理要红利“才能在竞争的浪潮中抢得一席之地。相信”整合管理体系“在未来的很长一段时间里也还会是热点词汇，而管理体系整合的理念也必将随着实践发展到另一个高度。我也希望所有的企业能利用好这套工具，勤练内功，科学发展。期待中国企业管理百花齐放，百家争鸣的那一天早日到来！

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